Increase your delivery orders for free for a limited time with Boost by Otter !
Adendum Pemrosesan Data (Data Processing Addendum) (“DPA”) ini berlaku terhadap setiap perjanjian yang bertaut dengan DPA ini (“Perjanjian”) sehubungan dengan Layanan tertentu (sebagaimana didefinisikan dalam Lampiran 1) antara pelanggan yang menerima Layanan (“Pelanggan”) dan entitas vendor yang melaksanakan Layanan sebagaimana dijelaskan dalam Perjanjian (“Vendor”), untuk mencerminkan kesepakatan para pihak tentang Pemrosesan Data Pribadi, apabila berlaku, menurut persyaratan Hukum Perlindungan Data. Rujukan terhadap Perjanjian akan dianggap sebagai termasuk tanpa batasan kepada DPA ini. Dalam hal terdapat pertentangan atau ketidaksesuaian apa pun antara ketentuan Perjanjian dan DPA, ketentuan DPA ini yang harus berlaku.
1. Definisi.
“Hukum Perlindungan Data” adalah seluruh hukum privasi data dan peraturan perundangan keamanan, termasuk, tetapi tidak terbatas pada Peraturan Perlindungan Data Umum (Regulation (EU) 2016/679) (“GDPR”), Undang-Undang Privasi Konsumen California 2018 (“CCPA”), Undang- Undang Perlindungan Data Pribadi 2012 (Singapura), dan Undang-Undang Privasi 1998 (Persemakmuran) (“Prinsip Privasi Australia”), serta peraturan perundang-undangan mengenai privasi data dan keamanan di Republik Indonesia;
“Data Pribadi” adalah informasi terkait dengan orang perseorangan yang diidentifikasi atau dapat diidentifikasi, atau sebagaimana didefinisikan lain berdasarkan Hukum Perlindungan Data;
“Subjek Data,” “Pengendali,” “Pemroses,” dan “Pemrosesan” memiliki pengertian sebagaimana didefinisikan berdasarkan GDPR, atau Hukum Perlindungan Data yang berlaku.
Setiap istilah yang diawali dengan huruf kapital yang tidak didefinisikan dalam DPA ini memiliki arti masing-masing sebagaimana yang diberikan kepadanya dalam Perjanjian.
2. Pemrosesan Data Pribadi.
a. Peran Para Pihak. Para pihak menyepakati bahwa Pelanggan sepenuhnya bertanggung jawab untuk menentukan tujuan dan sarana pemrosesan Data Pribadi, dan Vendor adalah pemroses dari Pelanggan yang bertanggung jawab atas Pemrosesan Data Pribadi atas nama Pengendali. Vendor hanya dapat melakukan tindakan sesuai dengan instruksi Pelanggan berkenaan dengan Pemrosesan Data Pribadi dan transfer Data Pribadi ke Amerika Serikat, India atau ke yurisdiksi lain yang diizinkan oleh Pelanggan. Vendor dapat menunjuk subpemroses untuk Memproses Data Pribadi sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan dalam Bagian 2e dan 2f “Subpemroses” di bawah ini. Berkenaan dengan Data Pribadi Pelanggan, Vendor adalah suatu penyedia layanan berdasarkan Hukum Perlindungan Data.
b. Pemrosesan Data Pribadi Pelanggan. Pelanggan sepenuhnya bertanggung jawab atas kepatuhannya terhadap Hukum Perlindungan Data, termasuk tanpa batasan terhadap keabsahan setiap transfer Data Pribadi kepada Vendor dan Pemrosesan Data Pribadi Vendor. Untuk menghindari keraguan, tetapi tidak sebagai pembatasan, instruksi Pelanggan untuk Pemrosesan Data Pribadi harus mematuhi Hukum Perlindungan Data. Pelanggan harus sepenuhnya bertanggung jawab atas keakuratan, kualitas, dan legalitas Data Pribadi dan cara Pelanggan memperoleh Data Pribadi, termasuk memberikan setiap pemberitahuan yang disyaratkan untuk, dan memperoleh setiap persetujuan yang diperlukan dari Subjek Data. Pelanggan bertanggung jawab penuh untuk menjaga jumlah Data Pribadi yang disediakan kepada Vendor seminimal mungkin untuk pelaksanaan Layanan. Pelanggan sepenuhnya bertanggung jawab untuk membuat dan memelihara setiap daftar atau ikhtisar pemrosesan data sebagaimana disyaratkan oleh setiap hukum yang berlaku, termasuk tidak terbatas pada Hukum Perlindungan Data. Pelanggan mengakui dan menyetujui bahwa operasi bisnis tertentu yang diperlukan untuk pemenuhan Layanan Vendor berdasarkan DPA ini mungkin telah ditransfer atau akan ditransfer di waktu mendatang kepada satu atau lebih afiliasi Vendor yang khusus yang secara mandiri mengelola penyediaan Layanan tersebut. Vendor tidak akan (a) menjual Data Pribadi Pelanggan; (b) menyimpan, menggunakan, atau mengungkapkan Data Pribadi Pelanggan untuk tujuan apa pun selain untuk tujuan spesifik menyediakan Layanan atau lainnya yang diizinkan berdasarkan Hukum Perlindungan Data; atau (c) menyimpan, menggunakan, atau mengungkapkan Data Pribadi Pelanggan diluar hubungan bisnis langsung antara Vendor dan Pelanggan.
c. Hak Pelanggan untuk Memberikan Instruksi. Vendor hanya dapat Memproses Data Pribadi sesuai dengan instruksi Pelanggan. Dengan tunduk pada ketentuan DPA ini dan dengan kesepakatan bersama para pihak, Pelanggan dapat memberikan instruksi tertulis tentang jenis, ruang lingkup, dan prosedur Pemrosesan. Pelanggan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa seluruh individu yang memberikan instruksi tertulis kepada Vendor mempunyai wewenang dari Pelanggan untuk memberikan instruksi kepada Vendor. Instruksi awal Pelanggan untuk Pemrosesan Data Pribadi ditetapkan dalam Perjanjian, Lampiran 1 pada DPA ini, dan setiap formulir pemesanan atau Pernyataan Kerja yang berlaku mengenai perangkat lunak dan Layanan. Setiap perubahan terhadap pokok bahasan Pemrosesan dan atas prosedur harus disepakati oleh para pihak secara tertulis sebelum berlaku efektif.
d. Perincian Pemrosesan. Sifat awal dan tujuan Pemrosesan, jangka waktu Pemrosesan, kategori Subjek Data, dan jenis Data Pribadi ditetapkan pada Lampiran 1.
e. Subpemroses Vendor. Pelanggan menyepakati bahwa Vendor dapat menunjuk subpemroses untuk Memproses Data Pribadi sesuai dengan DPA. Ketika menunjuk subpemroses, Vendor harus mengadakan perjanjian-perjanjian dengan subpemroses untuk mengikat mereka dengan kewajiban-kewajiban yang secara substansial serupa atau lebih ketat daripada yang terdapat dalam DPA ini. Sejauh disyaratkan, Pelanggan secara tegas mengamanatkan Vendor untuk menandatangani perjanjian-perjanjian tersebut secara langsung dengan subpemroses. Pelanggan tidak akan berkomunikasi secara langsung dengan subpemroses Vendor tentang perangkat lunak atau Layanan, kecuali disepakati oleh Vendor dalam diskresi tunggalnya.
f. Hak untuk Menolak. Bagian ini berlaku hanya apabila dan sepanjang Pelanggan didirikan di dalam EEA, atau apabila disyaratkan oleh Hukum Perlindungan Data yang berlaku terhadap Pelanggan. Atas permintaan tertulis Pelanggan, Vendor harus memberikan kepada Pelanggan suatu daftar mengenai seluruh subpemroses pihak ketiga yang relevan. Daftar tersebut dianggap sebagai Informasi Rahasia Vendor. Apabila Pelanggan secara wajar menolak penambahan suatu subpemroses baru (contohnya, perubahan tersebut mengakibatkan Pelanggan untuk tidak mematuhi Hukum Perlindungan Data yang berlaku), Pelanggan harus memberitahukan kepada Vendor secara tertulis atas penolakan spesifiknya dalam tiga puluh (30) hari kalender sejak menerima pemberitahuan tersebut. Apabila Pelanggan tidak memberikan keberatan dalam jangka waktu tersebut, penambahan subpemroses baru dan, jika berlaku, penundukan terhadap DPA ini harus dianggap disetujui. Apabila Pelanggan menolak penambahan suatu subpemroses baru dan Vendor tidak dapat mengakomodasi keberatan Pelanggan, Pelanggan dapat mengakhiri Layanan dan perangkat lunak secara tertulis dalam enam puluh (60) hari kalender sejak menerima pemberitahuan Vendor.
g. Pengembalian atau Penghapusan Data Pribadi Pelanggan. Kecuali disyaratkan lain berdasarkan Hukum Perlindungan Data, Vendor akan memusnahkan (atau mengembalikan, jika dimandatkan oleh Hukum Perlindungan Data) Data Pribadi Pelanggan saat pengakhiran atau kedaluwarsanya Layanan dalam suatu jangka waktu yang wajar.
3. Pernyataan dan Jaminan. Pelanggan menyatakan, menjamin, dan berjanji bahwa (a) Data Pribadi telah dikumpulkan dan ditransfer kepada Vendor sesuai dengan Hukum Perlindungan Data; (b) sebelum transfer Data Pribadi kepada Vendor, Data Pribadi telah dijaga, disimpan, diamankan, dan dilindungi sesuai dengan Hukum Perlindungan Data; (c) Pelanggan akan menanggapi pertanyaan-pertanyaan dari Subjek Data dan dari otoritas pengatur yang berwenang mengenai Pemrosesan Data Pribadi, dan akan memberitahukan dengan segera kepada Vendor atas setiap pertanyaan dari Subjek Data atau dari otoritas pengatur yang berwenang yang berkaitan dengan Pemrosesan Data Pribadi Vendor; (d) sebelum pengumpulan Data Pribadi, Pelanggan telah memperoleh seluruh persetujuan yang diperlukan dari suatu Subjek Data untuk Pemrosesan Data Pribadi Vendor sesuai dengan DPA ini; (e) Pelanggan akan menyediakan suatu salinan DPA ini kepada setiap Subjek Data atau otoritas pengatur sebagaimana disyaratkan oleh Hukum Perlindungan Data atau atas permintaan yang wajar dari suatu Subjek Data atau suatu otoritas pengatur; (f) Pelanggan sepenuhnya berkewajiban dan bertanggung jawab atas kepatuhannya terhadap Hukum Perlindungan Data; (g) Pemrosesan tidak melanggar atau menyimpang dari ketentuan setiap perjanjian Pelanggan; dan (h) Pelanggan hanya akan mentransfer dan menyediakan Vendor dengan Data Pribadi yang disyaratkan dan diminta oleh Vendor secara tertulis untuk melaksanakan Layanan. Vendor tidak akan bertanggung jawab atas setiap kerugian atau kerusakan yang diakibatkan oleh kepatuhan Vendor atas instruksi yang melawan hukum yang diterima dari Pelanggan. Vendor akan segera menginformasikan kepada Pelanggan apabila, menurut pendapat Pelanggan, setiap instruksi Pemrosesan dari Pelanggan melanggar Hukum Perlindungan Data.
4. Hak Subjek Data. Sejauh yang diwajibkan secara hukum, Vendor harus segera memberitahukan kepada Pelanggan apabila Vendor menerima suatu permintaan dari suatu Subjek Data untuk melaksanakan setiap hak Subjek Data (yakni hak untuk mengakses, perbaikan, pembatasan Pemrosesan, portabilitas data, dll.) berdasarkan Hukum Perlindungan Data. Sejauh yang berlaku, Vendor harus menyediakan Pelanggan dengan kerja sama dan bantuan yang wajar secara komersial sehubungan dengan setiap pengaduan, pemberitahuan, atau komunikasi tersebut. Vendor harus memperbaiki Data Pribadi yang keliru sebagaimana diarahkan oleh Pelanggan secara tertulis atau sesuai dengan suatu proses yang disepakati bersama secara tertulis oleh para pihak. Pelanggan harus menggunakan upaya terbaiknya untuk menanggapi dan menyelesaikan dengan segera seluruh permintaan dari Subjek Data yang diberikan oleh Vendor kepada Pelanggan. Apabila Hukum Perlindungan Data mewajibkan Vendor untuk melakukan setiap tindakan perbaikan tanpa keterlibatan Pelanggan, Vendor harus melakukan tindakan perbaikan tersebut dan menginformasikan kepada Pelanggan. Pelanggan harus bertanggung jawab atas setiap biaya wajar yang timbul dari penyediaan bantuan tersebut oleh Vendor berdasarkan Bagian ini. Sejauh diizinkan menurut hukum, Pelanggan harus bertanggung jawab atas setiap biaya yang timbul dari penyediaan bantuan tersebut oleh Vendor. Sejauh disyaratkan oleh Hukum Perlindungan Data, Vendor akan, dengan pemberitahuan wajar dan atas biaya Pelanggan, memberikan informasi yang diminta secara wajar tentang Layanan untuk memungkinkan Pelanggan dalam melaksanakan penilaian dampak perlindungan data dan/atau konsultasi terdahulu dengan otoritas perlindungan data.
5. Personel Vendor. Vendor harus melatih personel yang terlibat dalam Pemrosesan Data Pribadi tentang kerahasiaan Data Pribadi dan menyediakan pelatihan yang sesuai berdasarkan tanggung jawab mereka. Vendor harus menandatangani perjanjian-perjanjian tertulis dengan personelnya untuk menjaga kerahasiaan Data Pribadi, termasuk setelah pengakhiran masa kerja personel. Vendor harus menggunakan upaya yang wajar secara komersial untuk membatasi akses terhadap Data Pribadi kepada Personel yang memerlukan akses tersebut untuk melaksanakan Perjanjian. Apabila disyaratkan oleh Hukum Perlindungan Data, Vendor harus menunjuk seorang petugas perlindungan data. Berdasarkan permintaan, Vendor akan memberikan perincian kontak orang yang ditunjuk.
6. Keamanan. Vendor akan melaksanakan langkah-langkah teknis dan organisasi yang sesuai untuk memastikan suatu tingkat keamanan yang sesuai dengan risiko yang ditimbulkan oleh Pemrosesan Data Pribadi, dengan memperhitungkan biaya pelaksanaan; sifat, ruang lingkup, konteks, dan tujuan Pemrosesan; dan risiko berbagai kemungkinan dan tingkat keparahan bahaya terhadap Subjek Data. Dalam menilai tingkat keamanan yang sesuai, Vendor harus mempertimbangkan risiko-risiko yang ditimbulkan oleh pemrosesan, khususnya dari kerusakan yang tidak sengaja atau melawan hukum, kehilangan, perubahan, pengungkapan yang tidak sah, atau akses terhadap data pribadi yang dikirimkan, disimpan atau diproses. Setelah mengetahui suatu Pelanggaran Data Pribadi, apabila Vendor diwajibkan berdasarkan Hukum Perlindungan Data, Vendor akan memberi tahu Pelanggan tanpa keterlambatan yang tidak semestinya dan akan menyediakan informasi dan kerja sama sehubungan dengan Pelanggaran Data Pribadi sebagaimana diminta secara wajar oleh Pelanggan. Informasi tersebut akan dianggap sebagai Informasi Rahasia Vendor. “Pelanggaran Data Pribadi” adalah pelanggaran keamanan Layanan yang menyebabkan kerusakan yang tidak sengaja atau melawan hukum, kehilangan, perubahan, pengungkapan yang tidak sah, atau akses terhadap Data Pribadi Pelanggan.
7. Audit.
a. Permintaan Audit. Dengan tunduk pada Bagian 7(c), atas permintaan tertulis Pelanggan, Vendor akan memberikan kepada Pelanggan laporan(-laporan) audit ringkasan terbaru (jika ada) mengenai kepatuhan dan janji dalam DPA ini. Kebijakan Vendor adalah untuk berbagi metodologi, dan informasi ringkasan eksekutif, bukan data mentah, informasi pribadi. Vendor akan bekerja sama sewajarnya dengan Pelanggan dengan memberikan informasi tambahan yang tersedia untuk membantu Pelanggan lebih memahami kepatuhan dan janji tersebut. Sejauh tidak dimungkinkan untuk memenuhi suatu kewajiban audit yang dimandatkan oleh Hukum Perlindungan Data yang berlaku dan tunduk pada Bagian 7(c), hanya entitas yang dimandatkan secara hukum (seperti suatu instansi pengatur pemerintah yang memiliki tugas pengawasan atas operasi Pelanggan) dapat melakukan suatu kunjungan lokasi atas fasilitas yang digunakan untuk menyediakan Layanan. Kecuali jika dimandatkan oleh Hukum Perlindungan Data, tidak ada audit yang diizinkan untuk dilakukan dalam suatu pusat data atas alasan keamanan dan kepatuhan. Setelah melakukan suatu audit berdasarkan Bagian 7 ini atau setelah menerima suatu laporan Vendor berdasarkan Bagian 7 ini, Pelanggan harus memberi tahu Vendor atas hal tertentu, jika ada, yang dalam hal tersebut Vendor tidak mematuhi kewajiban keamanan, kerahasiaan, atau perlindungan data apa pun dalam DPA ini, jika berlaku. Setiap informasi tersebut akan dianggap sebagai Informasi Rahasia Vendor.
b. Subpemroses. Pelanggan tidak dapat mengaudit subpemroses Vendor tanpa perjanjian sebelumnya dengan Vendor dan subpemrosesnya. Pelanggan menyepakati bahwa permintaannya untuk mengaudit subpemroses dapat dipenuhi oleh Vendor atau subpemroses Vendor yang memberikan pengesahan, laporan, atau kutipan dari badan independen, termasuk tanpa batasan kepada auditor eksternal atau internal, petugas perlindungan data Vendor, departemen keamanan TI, auditor perlindungan data atau kualitas atau lainnya yang disepakati oleh pihak ketiga atau sertifikasi melalui keamanan TI atau audit perlindungan data. Audit lokasi di tempat subpemroses dapat dilaksanakan oleh Vendor yang bertindak atas nama Pengendali.
c. Proses Audit. Kecuali disyaratkan lain oleh Hukum Perlindungan Data, Pelanggan dapat meminta suatu laporan(-laporan) audit ringkasan atau audit Vendor tidak lebih dari sekali setahun. Pelanggan harus memberikan pemberitahuan tertulis sekurang-kurangnya empat (4) pekan sebelumnya kepada Vendor mengenai suatu permintaan untuk laporan(-laporan) audit ringkasan atau permintaan audit. Ruang lingkup setiap audit akan terbatas pada kebijakan, prosedur, dan kendali Vendor yang relevan dengan perlindungan Data Pribadi Pelanggan dan didefinisikan dalam Lampiran 1. Dengan tunduk pada Bagian 7(b), seluruh audit akan dilakukan selama jam kerja normal, di tempat usaha utama Vendor atau lokasi(-lokasi) Vendor lain di mana Data Pribadi diakses, diproses atau diurus, dan tidak akan mengganggu operasi sehari-hari Vendor secara tidak wajar. Suatu audit akan dilakukan dengan biaya Pelanggan sepenuhnya dan oleh suatu pihak ketiga yang disepakati bersama yang ditunjuk dan dibayar oleh Pelanggan, dengan suatu perjanjian kerahasiaan yang memuat ketentuan kerahasiaan yang secara substansial serupa dengan ketentuan yang terdapat dalam Perjanjian, yang mewajibkannya untuk menjaga kerahasiaan seluruh Informasi Rahasia Vendor dan seluruh temuan audit. Selanjutnya, Pelanggan sepakat untuk membayar biaya untuk setiap dukungan yang diberikan oleh Vendor (termasuk sumber daya internal) berdasarkan tarif Vendor yang berlaku pada saat itu. Sebelum permulaan dari setiap audit lokasi tersebut, Vendor dan Pelanggan harus menyepakati bersama mengenai penetapan waktu dan jangka waktu audit. Vendor akan bekerja sama sewajarnya dengan audit, termasuk memberikan kepada auditor, hak untuk meninjau tetapi tidak untuk menyalin informasi atau materi keamanan Vendor selama jam kerja normal. Pelanggan harus, tanpa biaya, menyediakan kepada Vendor suatu salinan lengkap atas seluruh temuan audit. Hasil audit akan dianggap sebagai “Informasi Rahasia” dari Vendor.
8. Transfer Data. Pelanggan dengan ini mengarahkan Vendor untuk mentransfer dan memproses Data Pribadi di Amerika Serikat dan di lokasi lain di seluruh dunia tempat Vendor atau subpemrosesnya mengelola operasi pemrosesan data sebagaimana diperlukan untuk menyediakan Layanan atau sebagaimana terdapat dalam Perjanjian. Apabila diwajibkan berdasarkan Hukum Perlindungan Data, langkah-langkah tersebut dapat termasuk (tanpa batasan) transfer Data Pribadi kepada suatu penerima di suatu negara yang menyediakan perlindungan data pribadi yang memadai, kepada suatu penerima yang telah memperoleh kewenangan aturan perusahaan yang mengikat, atau kepada suatu penerima yang telah menandatangani klausul- klausul kontraktual standar yang diloloskan atau disetujui oleh Komisi Eropa. Di samping itu, Pelanggan dengan ini memberikan wewenang, menunjuk, dan mengarahkan Vendor, sebagai agen untuk Pelanggan, untuk menandatangani Klausul-Klausul Kontraktual Standar Pengendali Menjadi Pemroses atau setiap dokumen hukum lain yang sewajarnya diperlukan bagi Vendor untuk menyediakan Layanan.
9. Pembatasan Tanggung Jawab. Sejauh yang diizinkan sepenuhnya berdasarkan Hukum Perlindungan Data, kewajiban masing-masing pihak dan seluruh afiliasinya, secara bersama yang digabungkan, yang timbul dari atau terkait dengan DPA ini berdasarkan kontrak, perbuatan melawan hukum, atau berdasarkan setiap teori tanggung jawab lain, tunduk pada bagian “Batas-Batas Kewajiban” pada Perjanjian, dan setiap rujukan dalam bagian tersebut terhadap kewajiban suatu pihak adalah keseluruhan tanggung jawab pihak tersebut dan seluruh afiliasinya berdasarkan Perjanjian dan DPA ini. Untuk menghindari keraguan, keseluruhan tanggung jawab Vendor dan afiliasinya atas seluruh klaim dari Pelanggan yang timbul dari atau terkait dengan Perjanjian dan masing-masing DPA harus berlaku secara keseluruhan untuk seluruh klaim berdasarkan Perjanjian dan DPA ini. Apabila diwajibkan oleh Hukum Perlindungan Data, Vendor harus bertanggung jawab atas tindakan dan kelalaian subpemrosesnya sejauh mana Vendor akan bertanggung jawab apabila melaksanakan layanan setiap subpemroses secara langsung berdasarkan ketentuan DPA ini.
10. Hukum yang Mengatur. Para pihak menyepakati bahwa (1) hukum yang mengatur DPA ini, dan (2) forum penyelesaian seluruh sengketa berkenaan dengan DPA ini, harus sama dengan yang ditetapkan dalam Perjanjian, kecuali jika disyaratkan lain oleh Hukum Perlindungan Data yang berlaku.
Lampiran 1
Perincian Pemrosesan Sifat dan Tujuan Pemrosesan
Vendor akan Memproses Data Pribadi sebagaimana diperlukan untuk melaksanakan layanan berdasarkan Perjanjian dan sebagaimana diinstruksikan lebih lanjut oleh Pelanggan dalam penggunaannya atas setiap layanan Vendor (“Layanan”). Layanan yang diminta mencakup, tetapi tidak terbatas pada, hal-hal berikut ini: (a) penggabungan data pesanan di berbagai platform pesanan daring, dan (b) layanan analitik data umum yang mencakup analitik retensi pelanggan rutin dan wawasan bisnis lainnya.
Jangka Waktu Pemrosesan dan Retensi Data Vendor akan Memproses Data Pribadi selama jangka waktu Perjanjian, kecuali disepakati lain secara tertulis. Vendor akan menyimpan Data Pribadi sepanjang disyaratkan berdasarkan hukum, kecuali disepakati lain secara tertulis.
Kategori-kategori Subjek Data
Pelanggan dapat menyampaikan Data Pribadi ke Layanan, yang ruang lingkupnya ditentukan dan dikendalikan oleh Pelanggan dalam diskresi tunggalnya, dan yang dapat termasuk, tetapi tidak terbatas pada, Data Pribadi terkait dengan kategori-kategori Subjek Data berikut ini:
1. Pelanggan rutin Pelanggan
2. Kurir pengiriman Pelanggan
3. Karyawan atau kontraktor independen Pelanggan
Jenis Data Pribadi
Pelanggan dapat menyampaikan Data Pribadi ke Layanan, yang ruang lingkupnya ditentukan dan dikendalikan oleh Pelanggan dalam diskresi tunggalnya, dan dapat termasuk, tetapi tidak terbatas pada, kategori-kategori Data Pribadi berikut:
1. Informasi kontak Pelanggan (nama perusahaan, surat elektronik, telepon, lokasi fisik)
2. Informasi masuk (login) platform
3. Informasi penagihan dan pembayaran
4. Data informasi pesanan Pelanggan yang dapat
termasuk hal-hal berikut:
a. Informasi kontak pelanggan rutin
b. Lokasi pengiriman pelanggan rutin
c. Informasi pesanan pelanggan rutin
Informasi kontak kurir pengiriman
This Data Processing Addendum (“DPA”) applies to any agreement that links to this DPA (the “Agreement”) relating to certain Services (as defined in Schedule 1) between the customer receiving the Services (“Customer”) and the vendor entity performing the Services as described in the Agreement (“Vendor”), to reflect the parties’ agreement about the Processing of Personal Data, when applicable, in accordance with the requirements of Data Protection Laws. References to the Agreement will be construed as including without limitation this DPA. In event of any conflict or inconsistency between the provisions of the Agreement and DPA, the terms of this DPA shall prevail.
1. Definitions.
“Data Protection Laws” means all applicable laws data privacy and security laws and regulations, including, but not limited to the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679) (“GDPR”), California Consumer Privacy Act of 2018 (“CCPA”), Personal Data Protection Act 2012 (Singapore), the Privacy Act 1998 (Cth) (“Australian Privacy Principles”), and the laws and regulations on data privacy and security in Republic of Indonesia;
“Personal Data” means information relating to an identified or identifiable natural person, or as otherwise defined by Data Protection Laws;
“Data Subject”, “Controller”, “Processor”, and “Processing” shall have the meaning as defined under the GDPR, or the applicable Data Protection Laws.
Any capitalized terms not defined herein shall have the respective meanings given to them in the Agreement.
2. Processing of Personal Data.
a. Roles of the Parties. The parties agree that Customer is solely responsible for determining the purposes and means of the processing of Personal Data, and Vendor is Customer’s processor responsible for Processing Personal Data on behalf of the Controller. Vendor shall only take action pursuant to instructions of Customer with regards to Processing Personal Data and transferring Personal Data to the United States of America, India or to other jurisdictions authorized by Customer. Vendor may engage sub- processors to Process Personal Data pursuant to the requirements set forth in Section 2e and f “Sub-Processors” below. With respect to Customer’s Personal Data, Vendor is a service provider under the Data Protection Laws.
b. Customer’s Processing of Personal Data. Customer is solely responsible for its compliance with Data Protection Laws, including without limitation the lawfulness of any transfer of Personal Data to Vendor and Vendor’s Processing of Personal Data. For the avoidance of doubt, but not by way of limitation, Customer’s instructions for the Processing of Personal Data must comply with Data Protection Laws. Customer shall have sole responsibility for the accuracy, quality, and legality of Personal Data and the means by which Customer acquires Personal Data, including providing any required notices to, and obtaining any necessary consent from Data Subjects. Customer takes full responsibility to keep the amount of Personal Data provided to Vendor to the minimum necessary for the performance of the Services. Customer shall be solely responsible for establishing and maintaining any data processing registers or overview as required by any applicable law, including without limitation Data Protection Laws. Customer acknowledges and consents that certain business operations necessary for the fulfilment of Vendor’s Services hereunder may have been transferred or will be transferred in the future to one or more dedicated Vendor affiliates independently managing the provision of such Services. Vendor will not (a) sell Customer’s Personal Data; (b) retain, use or disclose any Customer’s Personal Data for any purpose other than for the specific purpose of providing the Services or as otherwise allowed under the Data Protection Laws; or (c) retain, use or disclose the Customer’s Personal Data outside of the direct business relationship between Vendor and Customer.
c. Customer’s Right to Issue Instructions. Vendor shall only Process Personal Data in accordance with Customer’s instructions. Subject to the terms of this DPA and with mutual agreement of the parties, Customer may issue written instructions concerning the type, extent and procedure of Processing. Customer is responsible for ensuring that all individuals who provide written instructions to Vendor are authorized by Customer to issue instructions to Vendor. Customer’s initial instructions for the Processing of Personal Data are defined by the Agreement, Schedule 1 to this DPA, and any applicable order form or Statement of Work regarding the software and Services. Any changes of the subject matter of Processing and of procedures shall be agreed upon by the parties in writing prior to becoming effective.
d. Details of Processing. The initial nature and purpose of the Processing, duration of the Processing, categories of Data Subjects, and types of Personal Data are set forth on Schedule 1.
e. Vendor Sub-Processors. Customer agrees that Vendor may engage sub-processors to Process Personal Data in accordance with the DPA. When engaging sub-processors, Vendor shall enter into agreements with the sub-processors to bind them to obligations which are substantially similar or more stringent than those set out in this DPA. To the extent required, Customer explicitly mandates Vendor to sign such agreements directly with the sub-processors. Customer will not directly communicate with Vendor’s sub- processors about the software or Services, unless agreed to by Vendor, in Vendor’s sole discretion.
f. Objection Right. This Section shall apply only where and to the extent that Customer is established within the EEA, or where otherwise required by Data Protection Laws applicable to the Customer. Upon written request by Customer, Vendor shall provide to Customer a list of all relevant third-party sub-processors. Such list is considered the Confidential Information of Vendor. If Customer reasonably objects to the addition of a new sub-processors (e.g., such change causes Customer to be non-compliant with applicable with Data Protection Laws), Customer shall notify Vendor in writing of its specific objections within thirty (30) calendar days of receiving such notification. If Customer does not object within such period, the addition of the new sub-processor and, if applicable, the accession to this DPA shall be considered accepted. If Customer does object to the addition of a new sub-processor and Vendor cannot accommodate Customer’s objection, Customer may terminate the Services and software in writing within sixty (60) calendar days of receiving Vendor’s notification.
g. Return or Deletion of Customer’s Personal Data. Unless otherwise required by Data Protection Laws, Vendor will destroy (or return, if mandated by Data Protection Laws) the Customer’s Personal Data upon termination or expiration of the Services within a reasonable period.
3. Representations and Warranties. Customer represents, warrants, and covenants that (a) the Personal Data has been collected and transferred to Vendor in accordance with Data Protection Laws; (b) prior to its transfer to Vendor, the Personal Data has been maintained, retained, secured, and protected in accordance with Data Protection Laws; (c) Customer will respond to inquiries from Data Subjects and from applicable regulatory authorities concerning the Processing of the Personal Data, and will alert Vendor of any inquiries from Data Subjects or from applicable regulatory authorities that relate to Vendor’s Processing of the Personal Data; (d) prior to the collection of Personal Data, the Customer has obtained all necessary consents from a Data Subject for Vendor’s Processing of Personal Data in accordance with this DPA; (e) Customer will make available a copy of this DPA to any Data Subject or regulatory authorities as required by Data Protection Laws or upon the reasonable request of a Data Subject or a regulatory authority; (f) Customer shall be solely responsible and liable for its compliance with Data Protection Laws; (g) the Processing does not violate or breach the terms of any Customer’s agreement; and (h) Customer will only transfer and provide Vendor with such Personal Data required and requested by Vendor in writing to perform the Services. Vendor will not be liable for any harm or damages resulting from Vendor’s compliance with unlawful instructions received from Customer. Vendor will immediately inform Customer if, in Customer’s opinion, any Processing instructions from Customer infringe on Data Protection Laws.
4. Rights of Data Subjects. To the extent legally required, Vendor shall promptly notify Customer if it receives a request from a Data Subject to exercise any of the Data Subject’s rights (i.e. right to access, rectification, restriction of Processing, data portability, etc.) under any Data Protection Law. To the extent applicable, Vendor shall provide Customer with commercially reasonable cooperation and assistance in relation to any such complaint, notice, or communication. Vendor shall correct erroneous Personal Data as directed by Customer in writing or pursuant to a process mutually agreed to in writing by the parties. Customer shall use its best efforts to respond to and resolve promptly all requests from Data Subjects which Vendor provides to Customer. If Data Protection Laws require Vendor to take any corrective actions without the involvement of Customer, Vendor shall take such corrective actions and inform Customer. Customer shall be responsible for any reasonable costs arising from Vendor’s provision of such assistance under this Section. To the extent legally permitted, Customer shall be responsible for any costs arising from Vendor’s provision of such assistance. To the extent required by Data Protection Laws, Vendor will, upon reasonable notice and at Customer's expense, provide reasonably requested information regarding the Services to enable Customer to carry out data protection impact assessments and/or prior consultations with data protection authorities.
5. Vendor Personnel. Vendor shall train personnel engaged in the Processing of Personal Data of the confidential nature of the Personal Data and provide appropriate training based on their responsibilities. Vendor shall execute written agreements with its personnel to maintain the confidentiality of Personal Data, including post the termination of the personnel engagement. Vendor shall use commercially reasonable efforts to limit access to Personal Data to personnel who require such access to perform the Agreement. If required by Data Protection Laws, Vendor shall appoint a data protection officer. Upon request, Vendor will provide the contact details of the appointed person.
6. Security. Vendor will implement appropriate technical and organizational measures to ensure a level of security appropriate to the risk posed by the Processing of Personal Data, taking into account the costs of implementation; the nature, scope, context, and purposes of the Processing; and the risk of varying likelihood and severity of harm to the Data Subjects. In assessing the appropriate level of security, Vendor shall weigh the risks presented by processing, in particular from accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorized disclosure of, or access to personal data transmitted, stored or otherwise processed. Upon becoming aware of a Personal Data Breach, if the Vendor is obligated by Data Protection Laws, Vendor will notify Customer without undue delay and will provide information and cooperation relating to the Personal Data Breach as reasonably requested by Customer. Such information will be considered the Confidential Information of Vendor. “Personal Data Breach” means a breach of security of the Services leading to the accidental or unlawful destruction, loss, alteration, unauthorized disclosure of, or access to Customer’s Personal Data.
7. Audit.
a. Audit Requests. Subject to Section 7(c), upon Customer’s written request, Vendor will provide Customer with the most recent summary audit report(s) (if available) concerning the compliance and undertakings in this DPA. Vendor's policy is to share methodology, and executive summary information, not raw data, private information. Vendor will reasonably cooperate with Customer by providing available additional information to help Customer better understand such compliance and undertakings. To the extent it is not possible to otherwise satisfy an audit obligation mandated by applicable Data Protection Laws and subject to Section 7(c), only the legally mandated entity (such as a governmental regulatory agency having oversight of Customer’s operations) may conduct an onsite visit of the facilities used to provide the Services. Unless mandated by Data Protection Laws, no audits are allowed within a data center for security and compliance reasons. After conducting an audit under this Section 7 or after receiving a Vendor report under this Section 7, Customer must notify Vendor of the specific manner, if any, in which Vendor does not comply with any of the security, confidentiality, or data protection obligations in this DPA, if applicable. Any such information will be deemed Confidential Information of Vendor.
b. Sub-Processors. Customer may not audit Vendor’s sub-processors without Vendor’s and Vendor’s sub-processor’s prior agreement. Customer agrees its requests to audit sub- processors may be satisfied by Vendor or Vendor’s sub-processors presenting up-to-date attestations, reports or extracts from independent bodies, including without limitation external or internal auditors, Vendor’s data protection officer, the IT security department, data protection or quality auditors or other mutually agreed to third parties or certification by way of an IT security or data protection audit. Onsite audits at sub- processors premises may be performed by Vendor acting on behalf of Controller.
c. Audit Process. Unless otherwise required by Data Protection Laws, Customer may request a summary audit report(s) or audit Vendor no more than once annually. Customer must provide at least four (4) weeks’ prior written notice to Vendor of a request for summary audit report(s) or request to audit. The scope of any audit will be limited to Vendor’s policies, procedures and controls relevant to the protection of Customer’s Personal Data and defined in Schedule 1. Subject to Section 7(b), all audits will be conducted during normal business hours, at Vendor's principal place of business or other Vendor location(s) where Personal Data is accessed, processed or administered, and will not unreasonably interfere with Vendor's day-to-day operations. An audit will be conducted at Customer‘s sole cost and by a mutually agreed upon third party who is engaged and paid by Customer, and is under a non- disclosure agreement containing confidentiality provisions substantially similar to those set forth in the Agreement, obligating it to maintain the confidentiality of all Vendor’s Confidential Information and all audit findings. Further, Customer agrees to pay the costs of any support provided by Vendor (including internal resources) based on Vendor’s then-current rates. Before the commencement of any such on-site audit, Vendor and Customer shall mutually agree upon the timing, and duration of the audit. Vendor will reasonably cooperate with the audit, including providing auditor the right to review but not to copy Vendor security information or materials during normal business hours. Customer shall, at no charge, provide to Vendor a full copy of all findings of the audit. The results of the audit will be considered “Confidential Information” of Vendor.
8. Data Transfer. Customer hereby directs Vendor to transfer and process Personal Data in the United States of America and in other locations around the world where Vendor or its sub-processors maintain data processing operations as necessary to provide the Services or as otherwise set forth in the Agreement. If required under Data Protection Laws, such measures may include (without limitation) transferring Personal Data to a recipient in a country that provides adequate protection for personal data, to a recipient that has achieved binding corporate rules authorization, or to a recipient that has executed standard contractual clauses adopted or approved by the European Commission. In addition, Customer hereby authorizes, appoints, and directs the Vendor, as agent for Customer, to enter into Controller to Processor Standard Contractual Clauses or any other legal document reasonably necessary for the Vendor to provide Services.
9. Limitation of Liability. To the fullest extent allowed under any Data Protection Law, each party’s and all of its affiliates’ liability, taken together in the aggregate, arising out of or related to this DPA whether in contract, tort or under any other theory of liability, is subject to the “Limits of Liability” section of the Agreement, and any reference in such section to the liability of a party means the aggregate liability of that party and all of its affiliates under the Agreement and this DPA. For the avoidance of doubt, Vendor’s and its affiliates’ total liability for all claims from the Customer arising out of or related to the Agreement and each DPA shall apply in the aggregate for all claims under both the Agreement and this DPA. If required by Data Protection Laws, Vendor shall be liable for the acts and omissions of its sub-processors to the same extent Vendor would be liable if performing the services of each sub-processor directly under the terms of this DPA.
10. Governing Law. The parties agree that (1) governing law of this DPA, and (2) the forum for all disputes in respect of this DPA, shall be the same as set out in the Agreement, unless otherwise required by applicable Data Protection Laws.
Schedule 1
Processing Details Nature and Purpose of Processing
Vendor will Process Personal Data as necessary to
perform the services pursuant to the Agreement and as further instructed by the Customer in its use of any of Vendor’s services (“Services”). The requested Services include, but are not limited, to the following: (a) the consolidation of order data across various online order platforms, and (b) general data analytics services which includes patron retention analytics and other business insights.
Duration of Processing and Retention of Data Vendor will Process Personal Data for the duration of the Agreement, unless otherwise agreed upon in writing. Vendor will retain Personal Data as long as required under law, unless otherwise agreed to in writing.
Categories of Data Subjects
Customer may submit Personal Data to the Services, the extent of which is determined and controlled by Customer in its sole discretion, and which may include, but is not limited to Personal Data relating to the following categories of Data Subjects:
1. Customer’s patrons
2. Customer’s delivery couriers
3. Customer’s employees or independent contractors
Type of Personal Data
Customer may submit Personal Data to the Services, the extent of which is determined and controlled by Customer in its sole discretion, and may include, but is not limited to, the following categories of Personal Data:
1. Customer’s contact information (company name, email, phone, physical location)
2. Platform login information
3. Billing and payment information
4. Customer’s order information data which may include the following:
a. Patron’s contact information
b. Patron’s delivery location
c. Patron’s order information
d. Delivery courier’s contact information
