Term of Reference atau biasa disingkat TOR adalah sebuah dokumen yang wajib dibuat oleh tim project management sebelum berjalannya sebuah proyek. Dalam bahasa Indonesia, Term of Reference biasa disebut Kerangka Acuan Kerja atau disingkat KAK.

Umumnya, TOR berbentuk sebuah dokumen atau berkas yang berisikan penggambaran dan juga perjanjian-perjanjian dengan pihak yang terlibat dalam proyek. Dokumen tersebut berisikan rincian terkait proyek tersebut.

Jika Anda masih asing dengan jenis dokumen ini, artikel ini akan membahas definisi, contoh, dan cara membuat TOR.

Pengertian, Isi, dan Fungsi Term of Reference

Pengertian

TOR adalah singkatan dari Term of Reference, sebuah dokumen yang berisi acuan atau panduan dalam pelaksanaan suatu proyek. Dokumen tersebut berisi penjelasan mengenai latar belakang, tujuan, dan visi dari proyek yang diusulkan oleh sebuah tim project management. 

TOR juga berisikan perjanjian, jadwal pertemuan, dan negosiasi yang sudah atau akan dilakukan oleh pihak-pihak yang terkait dengan proyek tersebut. Isi dari TOR harus memenuhi kaidah 5W+2H yaitu What, Why, Who, When, Where, How, dan How Much.

Isi Dalam TOR

TOR adalah sebuah dokumen yang bersifat deskriptif, tim project management perlu memuat beberapa aspek penting dari program yang akan dibentuk. Dilansir dari Projectmanagementbasics, berikut ini adalah isi yang perlu dicantumkan dalam term of reference beserta penjelasannya:

1. Latar Belakang

Mewakili konsep Why, latar belakang memberikan penjelasan terkait alasan dilaksanakannya sebuah proyek. Latar belakang menjelaskan mengenai landasan, ide, dan konsep, termasuk juga dasar hukum dan kebijakan yang terkait pada proyek.

2. Uraian Kegiatan

Bagian ini menjelaskan apa jenis kegiatan atau proyek yang akan dilaksanakan. Uraian kegiatan mewakili konsep What.

3. Maksud dan Tujuan

Seperti halnya latar belakang, maksud dan tujuan juga mewakili konsep Why. Bagian ini menjelaskan maksud dan tujuan dari dilaksanakannya suatu proyek.

4. Metode dan Tahapan

Bagian ini menjelaskan mengenai bagaimana (How) proyek tersebut akan dilaksanakan. Mulai dari metode, tahapan pelaksanaan, hingga komponen penting lain. 

Anda juga bisa mencantumkan info tambahan seperti dokumen pendukung, hasil wawancara, data, workshop, dan laporan hasil observasi yang sudah atau perlu dilakukan terkait dengan rencana proyek.

5. Jadwal dan Tempat

Bagian ini mewakili When dan Where dimana isinya menjelaskan mengenai jadwal dan tempat yang sudah disetujui untuk melakukan pertemuan, pra-kunjungan, dimulainya proyek lapangan, sampai dengan jadwal pertemuan penting dengan pihak klien, dan time table jika diperlukan.

6. Produk

Bagian ini diperlukan jika proyek tersebut menghasilkan suatu produk. Produk yang dituliskan berkaitan mengenai perencanaan, produksi, proses, workshop, hingga presentasi.

7. Tim Evaluasi

Bagian ini mewakili Who, yaitu anggota-anggota yang tergabung dalam pengerjaan proyek. Data diri setiap anggota tim juga perlu dilengkapi dengan detail keterampilan atau kemampuan khusus yang dimiliki serta pengalaman mengerjakan proyek lain sebelumnya.

8. Logistik dan Anggaran

Bagian ini (How Much) menjelaskan berapa banyak nominal gaji, akomodasi perjalanan, penggantian biaya, hingga fasilitas apa saja yang dibutuhkan.

9. Pelaksana dan Penanggung Jawab

Selain tim yang bekerja dalam proyek, perlu dituliskan pula siapa saja yang akan bertugas sebagai pelaksana dan penanggung jawab proyek.

Fungsi Term of Reference

Dari penjelasan sebelumnya, TOR adalah sebuah dokumen yang diperlukan semua tim project management agar rencana mereka dapat berjalan dengan lancar. Namun, TOR memiliki fungsi lainnya sebagai berikut: 

• Sebagai landasan atau dasar rencana proyek atau kegiatan
• Sebagai dasar perhitungan audit bagi pihak manajemen dan keuangan
• Sebagai bahan penilaian kualifikasi dari sebuah proyek
• Sebagai media dan sarana bagi seorang pimpinan untuk mengendalikan kinerja bawahannya

‍

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Membuat Poster Makanan untuk PC dan Smartphone

Cara Membuat Term of Reference

‍

Setelah memahami pengertian dari apa itu TOR (Term of Reference), isi, dan tujuan pembuatannya, berikut adalah cara membuat TOR yang akan memudahkan Anda dalam penulisan.

Tulis Latar Belakang dan Judul Secara Jelas

Hal pertama yang harus Anda perhatikan adalah latar belakang yang singkat, padat, dan logis. Pastikan menggunakan bahasa mudah dipahami setiap orang. Setelah membuat latar belakang secara matang, Anda akan mudah untuk menentukan judul.

Sebutkan Tujuan Proyek dengan Rinci 

Setelah menulis latar belakang, Anda bisa menulis tujuan dari proyek yang akan dijalankan. Pastikan tujuan benar-benar relevan dengan latar belakang. Anda bisa menjelaskan pencapaian apa saja yang diinginkan pada setiap tahap proyek sampai dengan proyek selesai. 

Cantumkan Semua Elemen pada Tor

Bagian isi TOR saling berkaitan satu sama lain. Anda harus memuatnya secara utuh agar orang lain dapat memahami gambaran penuh tentang proyek tersebut.

Tuliskan Anggaran

Anggaran penting ditulis agar pihak keuangan maupun manajemen dapat melakukan evaluasi terhadap keuangan dari proyek tersebut. Anggaran ini terkait pendanaan dan pengeluaran biaya.

Contoh Term of Reference

Di bawah ini adalah contoh TOR bazaar makanan:

‍

Weekend Italian Food Festival

‍

Zeppeli Foundation

‍

Latar Belakang

‍

Beberapa sajian italia yang populer di dunia, termasuk Indonesia, adalah piza, pasta, lasagna, dan tiramisu. Ada alasan menarik di balik kepopuleran hidangan khas Italia.

Makanan italia mudah dikenali dan tidak kompleks. Itulah mengapa makanan italia bisa dibilang mudah ditemui di Indonesia. Pizza misalnya, selain mudah dibeli, cara membuat pizza juga simpel sehingga praktis dibuat di rumah.

Maka dari itu, untuk sebagai organisasi yang berasal dari Italia, Zeppeli Foundation akan mengadakan acara bazaar makanan bertajuk “Weekend Italian Food Festival”.

‍

Tujuan Kegiatan

1. Memperkenalkan makanan dan minuman khas Italia
2. Mengedukasi pengunjung terkait budaya Italia, khususnya makanan dan minuman
3. dst.

‍

Jadwal dan Tempat Pelaksanaan

Hari          : Sabtu-Minggu

Tanggal    : 3-4 Desember 2022

Jam          : 10.00-selesai

Tempat     : Jakarta Convention Center, Hall B

‍

Peserta

Jumlah peserta kegiatan ialah 1000++ orang yang diramaikan oleh berbagai macam koki terkenal internasional dan lokal, 

‍

Penyelenggara

Penyelenggara kegiatan adalah Zeppeli Foundation.

‍

Penutup

Demikian Term of Reference kegiatan Italian Food Festival ini. Untuk informasi lebih lanjut, silakan menghubungi penyelenggara kegiatan. 

Itu dia penjelasan singkat mengenai apa itu TOR (Term of Reference). Dokumen ini sangat penting dalam project management karena isinya menjelaskan mengenai apa, mengapa, siapa, kapan, di mana, bagaimana, dan berapa perkiraan biayanya suatu kegiatan.

Baca Juga: 10 Rekomendasi Aplikasi Membuat Poster Makanan untuk PC dan Smartphone

‍