Account payable adalah salah satu istilah yang sering disebutkan di dalam perusahaan. Kenapa? Ya, karena hal ini menjadi salah satu faktor penting dalam berjalannya sebuah perusahaan selain proses produksi dan aktivitas jual beli.
Account payable merupakan salah satu hal yang umum diterapkan dalam sebuah bisnis. Bahkan, account payable ini cenderung diperlukan karena memang bisa memberikan keuntungan dan juga dapat menciptakan cash flow atau aliran kas.
Mudahnya, account payable ini merupakan tanggungan utang perusahaan yang wajib lunas sebelum jatuh tempo sesuai dengan kesepakatan atau perjanjian antara perusahaan dengan pemberi pinjaman atau kreditur.
Dalam kalimat yang lain, account payable merupakan kewajiban yang dimiliki perusahaan yang wajib dipenuhi dalam jangka waktu tertentu. Oleh karena account payable merupakan utang dagang, maka dianggap sebagai liabilitas kalau dalam pencatatan keuangan.
Dalam hal ini, account payable tidak dicatat saat pemesanan barang, melainkan saat barang tersebut sudah di tangan konsumen. Kalau nantinya ada potongan dalam pembelian yang dilakukan secara tunai, utang dagang ini wajib dilaporkan sesuai dengan jumlah yang sudah dipotong oleh potongan tunai tadi.
Account payable secara umum dapat terjadi pada perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan atas pembelian bahan baku atau perdagangan atas pembelian barang yang sudah jadi. Sehubungan dengan pembelian tersebut, account payable dapat terjadi karena dua kondisi berikut:
Perusahaan memang tidak selalu bisa membeli barang secara tunai. Apalagi terhadap barang-barang yang harganya mahal, pembelian cenderung dilakukan secara kredit. Sebab, kalau barang tersebut dibeli secara tunai, akan membuat arus kas perusahaan terganggu.
Account payable staff merupakan orang-orang yang pekerjaannya mengurus utang dagang ini. Mereka yang menjadi account payable staff sudah seharusnya memiliki kemampuan yang baik khususnya dalam berkoordinasi dengan banyak pihak, termasuk dalam hal ini adalah divisi pengadaan dan vendor.
Para staff ini harus paham dengan apa yang akan dibeli oleh perusahaan serta pada siapa barang tersebut dibeli. Secara umum, mereka juga akan bertanggung jawab atas berbagai kegiatan berikut secara runtut.
Siapapun yang menjadi account payable staff tentu harus mencatat setiap transaksi pembelian yang dilakukan secara kredit dalam jurnal. Pencatatan ini juga harus dilakukan secara kronologis dan biasanya, dalam pencatatan ini juga muncul tugas yang detailnya sebagai berikut.
Selain mencatat, account payable staff juga harus melakukan pembayaran sekaligus mencatatnya. Mereka juga harus melakukan pencatatan saat terjadi pengembalian barang karena alasan tertentu. Terkait dengan pembayaran ini, kegiatan yang umum terjadi adalah:
Semua pencatatan yang menjadi tanggung jawab account payable staff dilakukan secara harian. Meskipun demikian, divisi keuangan pastinya tidak mungkin bisa melihat semuanya langsung. Secara umum, mereka akan melakukannya per minggu atau justru per bulan.
Oleh karenanya, account payable staff memiliki tugas lain untuk menyiapkan laporan atau analisis yang berhubungan dengan itu. Lalu, sebagaimana yang sudah diketahui, pembuatan dokumen keuangan dilakukan dengan dasar semua hal yang tercatat dalam jurnal.
Nah, tugas dari account payable staff ini juga bisa termasuk menyiapkan berbagai hal yang diperlukan tersebut. Tidak hanya itu, mereka juga diharuskan memiliki kemampuan menyediakan dokumen pendukung yang diperlukan untuk kebutuhan audit.
Mengingat peran, tugas dan tanggung jawab account payable staff yang tidak main-main, tidak heran kalau jabatan ini harus diisi oleh orang-orang yang memiliki beberapa keterampilan berikut ini.
Jadi sudah jelas ya, account payable adalah utang perusahaan yang wajib dilunasi. Account payable merupakan hal yang sangat penting sehingga perlu dicek secara berkala dan teratur supaya perusahaan bisa tahu apa saja hutang yang masih harus dilunasi. Tentunya, account payable ini harus ditangani oleh mereka yang ahli di bidang ini.