Account Payable: Pengertian, dan Tugas-tugasnya

Account payable merupakan kewajiban yang dimiliki perusahaan yang wajib dipenuhi dalam jangka waktu tertentu, merupakan utang dagang, dianggap sebagai liabilitas dalam pencatatan keuangan.

Account payable adalah salah satu istilah yang sering disebutkan di dalam perusahaan. Kenapa? Ya, karena hal ini menjadi salah satu faktor penting dalam berjalannya sebuah perusahaan selain proses produksi dan aktivitas jual beli. 

Account payable merupakan salah satu hal yang umum diterapkan dalam sebuah bisnis. Bahkan, account payable ini cenderung diperlukan karena memang bisa memberikan keuntungan dan juga dapat menciptakan cash flow atau aliran kas. 

Account Payable Adalah Kewajiban Utang

account payable adalah kewajiban utang
Sumber: Accountancy Age

Mudahnya, account payable ini merupakan tanggungan utang perusahaan yang wajib lunas sebelum jatuh tempo sesuai dengan kesepakatan atau perjanjian antara perusahaan dengan pemberi pinjaman atau kreditur. 

Dalam kalimat yang lain, account payable merupakan kewajiban yang dimiliki perusahaan yang wajib dipenuhi dalam jangka waktu tertentu. Oleh karena account payable merupakan utang dagang, maka dianggap sebagai liabilitas kalau dalam pencatatan keuangan.

Dalam hal ini, account payable tidak dicatat saat pemesanan barang, melainkan saat barang tersebut sudah di tangan konsumen. Kalau nantinya ada potongan dalam pembelian yang dilakukan secara tunai, utang dagang ini wajib dilaporkan sesuai dengan jumlah yang sudah dipotong oleh potongan tunai tadi. 

Bagaimana Account Payable Bisa Terjadi?

bagaimana account payable dapat terjadi
Sumber: Time Doctor Blog

Account payable secara umum dapat terjadi pada perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan atas pembelian bahan baku atau perdagangan atas pembelian barang yang sudah jadi. Sehubungan dengan pembelian tersebut, account payable dapat terjadi karena dua kondisi berikut:

  • Account payable dapat terjadi ketika perusahaan melakukan pembelian secara kredit kepada pihak yang lain. Biasanya hal ini dilakukan dengan tujuan barang tersebut akan dijual kembali kepada konsumen
  • Account payable juga bisa terjadi saat perusahaan melakukan pembelian dengan sistem menggunakan DP atau uang di muka dan juga saat perusahaan melakukan pembayaran sebelum barang barang diterima atau cash before delivery. 

Perusahaan memang tidak selalu bisa membeli barang secara tunai. Apalagi terhadap barang-barang yang harganya mahal, pembelian cenderung dilakukan secara kredit. Sebab, kalau barang tersebut dibeli secara tunai, akan membuat arus kas perusahaan terganggu.

Baca Juga: Annual Report Adalah Komponen Penting bagi Bisnis Kuliner

Tugas Account Payable Staff

tugas account payable staff
Sumber: TalentLyft

Account payable staff merupakan orang-orang yang pekerjaannya mengurus utang dagang ini. Mereka yang menjadi account payable staff sudah seharusnya memiliki kemampuan yang baik khususnya dalam berkoordinasi dengan banyak pihak, termasuk dalam hal ini adalah divisi pengadaan dan vendor. 

Para staff ini harus paham dengan apa yang akan dibeli oleh perusahaan serta pada siapa barang tersebut dibeli. Secara umum, mereka juga akan bertanggung jawab atas berbagai kegiatan berikut secara runtut. 

1. Mencatat Pembelian

Siapapun yang menjadi account payable staff tentu harus mencatat setiap transaksi pembelian yang dilakukan secara kredit dalam jurnal. Pencatatan ini juga harus dilakukan secara kronologis dan biasanya, dalam pencatatan ini juga muncul tugas yang detailnya sebagai berikut. 

  • Memastikan akurasi faktur atau invoice sehingga tidak terjadi yang namanya perbedaan antara yang ditagihkan dengan yang dibeli baik itu jenis barangnya maupun harganya
  • Memberi tanda semisal ada item yang meragukan atau item yang tidak biasa di dalam faktur sekaligus menyelesaikan permasalahan tersebut
  • Membuat jadwal waktu pembayaran dengan berdasarkan pada kesepakatan yang terjadi antara kedua belah pihak
  • Berkomunikasi dengan vendor sekaligus menanggapi berbagai pertanyaan yang ada hubungannya dengan transaksi
  • Memperbaharui daftar vendor yang dilakukan secara berkala
  • Melakukan pencocokan jurnal dengan buku besar utang dengan tujuan untuk memastikan bahwa semua tagihan serta pembayaran sudah dicatat dengan benar

2. Melakukan Pembayaran

Selain mencatat, account payable staff juga harus melakukan pembayaran sekaligus mencatatnya. Mereka juga harus melakukan pencatatan saat terjadi pengembalian barang karena alasan tertentu. Terkait dengan pembayaran ini, kegiatan yang umum terjadi adalah:

  • Mengatur faktur sekaligus mengirimkannya pada manajer guna meminta persetujuan pembayaran
  • Memastikan bahwa pembayaran tadi sudah diterima oleh vendor
  • Melakukan verifikasi terhadap laporan pengeluaran
  • Menyiapkan cek gaji yang untuk karyawan
  • Melakukan verifikasi serta memproses reimbursement karyawan

3. Membuat Laporan

Semua pencatatan yang menjadi tanggung jawab account payable staff dilakukan secara harian. Meskipun demikian, divisi keuangan pastinya tidak mungkin bisa melihat semuanya langsung. Secara umum, mereka akan melakukannya per minggu atau justru per bulan. 

Oleh karenanya, account payable staff memiliki tugas lain untuk menyiapkan laporan atau analisis yang berhubungan dengan itu. Lalu, sebagaimana yang sudah diketahui, pembuatan dokumen keuangan dilakukan dengan dasar semua hal yang tercatat dalam jurnal. 

Nah, tugas dari account payable staff ini juga bisa termasuk menyiapkan berbagai hal yang diperlukan tersebut. Tidak hanya itu, mereka juga diharuskan memiliki kemampuan menyediakan dokumen pendukung yang diperlukan untuk kebutuhan audit. 

Kualifikasi Seorang Account Payable Staff

kualifikasi seorang account payable staff
Sumber: TGG Accounting

Mengingat peran, tugas dan tanggung jawab account payable staff yang tidak main-main, tidak heran kalau jabatan ini harus diisi oleh orang-orang yang memiliki beberapa keterampilan berikut ini. 

  • Menguasai perangkat lunak komputer yang biasa digunakan untuk pencatatan serta pembuatan laporan dan perangkat lunak lainnya
  • Terampil dalam memasukkan data yang akurat serta bisa peka terhadap detail yang kecil
  • Paham dengan prinsip dasar akuntansi serta mampu mengimplementasikannya
  • Mampu menjalin hubungan yang baik dengan pihak yang lain

Jadi sudah jelas ya, account payable adalah utang perusahaan yang wajib dilunasi. Account payable merupakan hal yang sangat penting sehingga perlu dicek secara berkala dan teratur supaya perusahaan bisa tahu apa saja hutang yang masih harus dilunasi. Tentunya, account payable ini harus ditangani oleh mereka yang ahli di bidang ini. 

Baca Juga: Kenali Perbedaan Hutang dan Piutang Agar Tepat Memanajemen

Dengan mengirimkan formulir ini berarti Anda telah menyetujui syarat dan ketentuan kami.
Download icon

Heading

Thousands of restaurants trust Otter to increase sales, save time, and make delivery easier.
Thank you! Your submission has been received!
Oops! Something went wrong while submitting the form.
Next article
This is some text inside of a div block.
This is some text inside of a div block.

Learn more about Otter's integrations

This is some placeholder text by Ollie.