Jenis, Fungsinya, dan Contoh Surat Niaga dalam Bisnis

Mengenal fungsi, jenis, dan kerangka dari contoh surat niaga yang paling umum. Surat niaga adalah jenis surat resmi yang bisa mendatangkan keuntungan.

Bagi pebisnis, tentunya harus mengetahui contoh surat niaga untuk keperluan kegiatan usahanya. Surat niaga sendiri adalah jenis surat resmi yang bisa mendatangkan keuntungan dari berbagai kegiatan bisnis.

Surat ini digunakan untuk berbagai hubungan bisnis dengan klien secara eksternal dan juga pihak internal. Misalnya saja komunikasi dalan satu lini perusahaan yang sama tapi berbeda cabang atau dalam bagian-bagian tertentu.

Dengan adanya jenis surat ini dapat mempermudah komunikasi. Isi dari surat niaga berkaitan dengan penawaran barang, jual beli, atau jasa-jasa yang dimiliki oleh perusahaan. 

Karena termasuk ke dalam jenis surat resmi, maka contoh surat niaga juga memiliki struktur khusus. Anda sebagai pebisnis harus mengikuti struktur tersebut agar klien bisnis Anda memahaminya.

Selain harus memahami struktur dari surat tersebut, Anda juga harus memahami jenis-jenisnya. Sebab, setiap jenis bisnis surat niaga yang digunakannya juga berbeda. 

Oleh sebab itu, pada pembahasan kali ini kami akan menjelaskan secara detail mengenai surat niaga, dari mulai fungsi hingga contohnya. Untuk mengetahui informasi selengkapnya, simak berikut ini.

Fungsi dan Karakteristik Surat Niaga

fungsi dan karakteritik surat niaga
Sumber : Unsplash

Sebelum memberikan contoh surat niaga, kami akan membahas mengenai fungsi dan karakteristiknya terlebih dahulu. Dengan demikian, Anda akan lebih memahami pentingnya dari surat niaga tersebut. Berikut ini adalah berbagai fungsi penting dari surat niaga yang harus Anda pahami:

  1. Sebagai bukti sah atas kegiatan kerja sama perniagaan antara Anda dan pihak klien hingga di akhir perhitungan bisnis.
  2. Berperan sebagai pedoman dalam mengerjakan kegiatan kerja sama. Sebab, di dalam surat tersebut sudah ada syarat dan ketentuan dalam kerja sama. 
  3. Contoh surat niaga juga bisa berperan sebagai referensi dalam pengambilan keputusan saat ada masalah dalam kegiatan bisnis.
  4. Surat perniagaan ini ini juga bermanfaat sebagai pengingat saat memang dibutuhkan. Hal ini dikarenakan surat akan disimpan sebagai arsip bagi kedua perusahaan.
  5. Anda juga dapat memanfaatkan surat perniagaan sebagai perwakilan saat ada pertemuan bisnis dengan klien.
  6. Anda bisa melakukan promosi dengan menggunakan surat perniagaan.
  7. Suat ini juga bisa menjadi bukti perjalanan untuk kegiatan bisnis.

Setelah mengetahui fungsinya, kali ini kami juga akan memberikan karakteristik yang dimiliki oleh contoh surat niaga. Karakteristik ini yang nantinya akan membedakan dengan jenis surat resmi lainnya. Berikut ini adalah karakteristik dari surat bisnis atau niaga:

  1. Isinya tentu berlalu berkaitan dengan kegiatan bisnis dan perdagangan.
  2. Bahasa dalam penulisan surat harus baku dan disusun secara resmi. 
  3. Pemilihan kata pada surat ini harus menarik dan sopan. Anda juga bisa menggunakan gaya bahasa persuasif jika surat tersebut digunakan untuk promosi.
  4. Maksud dan tujuan surat harus dituliskan secara jelas dan mudah dimengerti.
  5. Beberapa jenis contoh surat niaga juga menggunakan format formulir. Sehingga lebih efisien dan menghemat biaya.

Baca Juga : Rekomendasi Aplikasi Pengatur Keuangan Bisnis

Jenis-Jenis Surat Niaga Berdasarkan Kegiatan Bisnis

jenis jenis surat niaga
Sumber : Unsplash

Setelah mengetahui fungsi dan karakteristiknya, kali ini kami akan mengulas mengenai apa saja jenis-jenis dari surat ini. Seperti yang diketahui bahwa surat dalam kegiatan berniaga dibedakan berdasarkan jenis bisnisnya.

Setiap jenis bisnis tentu memiliki substansi perniagaan yang berbeda juga. Berikut ini adalah lima jenis surat niaga yang paling banyak dibutuhkan:

1. Surat Perkenalan

Contoh surat niaga pertama yang harus pertama adalah perkenalan. Surat ini dibuat oleh suatu perusahaan dengan tujuan mengenalkan bisnisnya kepada klien. Bisnis yang ditawarkan bisa berupa barang atau jasa.

Layaknya perkenalan, maka isi dalam surat tersebut harus mengenalkan produk bisnis. Penjelasan harus lengkap dan terperinci hingga klien bisa memahaminya.

2. Surat Penawaran

Hampir sama dengan surat perkenalan, surat penawaran juga berisi detail produk dari suatu perusahaan. Bedanya adalah dalam surat penawaran dijelaskan mengenai harga dan promo untuk klien.

Pemberian surat penawaran ini biasanya balasan atas permintaan klien yang ingin mengetahui produk Anda. Kemungkinan besar klien akan membeli produk tersebut.

3. Surat Pesanan

Contoh surat niaga berikutnya adalah surat pesanan. Surat ini dibuat oleh pembeli kepada perusahaan yang sudah menjadi kliennya. Surat ini berisi tentang barang atau jasa yang akan dipesan dan banyaknya barang tersebut.

4. Surat Penagihan

Surat penagihan diberikan dari suatu perusahaan kepada klien, apabila mereka membeli barang atau jasa perusahaan tersebut secara hutang. Surat ini berisi jadwal jatuh tempo pembayaran dan konsekuensinya.

5. Surat Pembayaran

Surat pembayaran dibagi menjadi dua, yaitu pengiriman pembayaran dan penangguhan pembayaran. Pengiriman pembayaran dibelikan kepada pembeli setelah barang yang dipesan sudah diterima.

Sedangkan penangguhan pembayaran adalah bentuk konfirmasi jika pembeli tidak dapat membayar utang kepada perusahaan secara tepat waktu. Penjelasan alasannya juga harus disebutkan secara jelas.

Kerangka Contoh Surat Niaga Secara Umum

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya bahwa surat niaga memiliki jenis beragam, sehingga contoh suratnya juga beragam. Tapi, pada kali ini kami akan memberikan kerangka umum dari surat niaga.

Untuk isinya, Anda dapat menyesuaikannya dengan substansi yang ingin disampaikan. Berikut ini adalah kerangka surat niaga yang harus Anda penuhi:

  1. Kop surat berisi nama perusahaan, alamat, dan kontak.
  2. Nomor surat sesuai dengan administrasi perusahaan.
  3. Lampiran berisi jumlah dokumen dokumen yang dilampirkan dalam surat.
  4. Perihal diisi dengan maksud utama dari surat tersebut.
  5. Tanggal surat saat dikirimkan.
  6. Kerangka surat niaga berikutnya adalah Alamat surat.
  7. Salam pembuka secara formal, salam ini bisa dibuat secara umum seperti salam pembuka lainnya.
  8. Isi surat yang mencangkup pendahuluan, inti substansi, dan penutup surat dibuat secara runut.
  9. Salam penutup yang dibuat singkat tapi penuh dengan penghormatan kepada penerima surat tersebut.
  10. Tanda tangan dari pengirim surat disertai dengan jabatannya.

Dalam kegiatan bisnis atau niaga banyak dokumen dan surat perniagaan yang harus Anda persiapkan, terutama yang berkaitan dengan klien. Contoh surat niaga di atas dapat dijadikan referensi.

Baca Juga : Cara Membuat Proposal Usaha Yang Tepat dan Mudah

Start your 30-day free trial